Daten­schutz­erklärung

Verantwortlicher

21East e.U., Ing. Alexander Klim
Carminweg 13, A-1210 Wien, Österreich
E-Mail: festival@novascreen.ai

Welche Daten wir verarbeiten

Einreicher-Konto: Bei der Registrierung verarbeiten wir Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Passwort (als nicht umkehrbarer Hash gespeichert, nie im Klartext), optional Produktionsfirma und Land.

Filmeinreichung: Titel, Regie, Crew, Produzent, Länge, Produktionsland, Sprache, Synopsis, Link zu einem privaten Screener bei einem Drittanbieter (z. B. Vimeo oder YouTube), Angaben zum KI-Einsatz, Premierenstatus.

Ermäßigte Gebühr: Wenn du die ermäßigte Gebühr (Schüler:innen, Lehrlinge, Studierende) wählst, speichern wir deine Bestätigung und die Angabe deiner Schule, deines Lehrbetriebs oder deiner Hochschule. Einen Nachweis (Ausweis oder aktuelle Bestätigung der Einrichtung) legst du nur auf Verlangen, spätestens bei Auswahl deines Films, vor. Wir verwenden ihn ausschließlich zur Prüfung deiner Berechtigung und löschen ihn danach.

Young Talent Award: Wenn du den Film für den Young Talent Award anmeldest, speichern wir diese Angabe und das Geburtsdatum der Regie (bei mehreren Regieführenden das der ältesten Person). Wir verwenden das Geburtsdatum ausschließlich, um die Altersgrenze zu prüfen und festzustellen, ob die Zustimmung der Erziehungsberechtigten nötig ist (unter 18). Ohne Anmeldung speichern wir kein Geburtsdatum. Einen Altersnachweis (amtlicher Lichtbildausweis) legst du nur auf Verlangen vor; wir verwenden ihn ausschließlich zur Prüfung der Berechtigung und löschen ihn danach.

Regie unter 18: Wir speichern bei der Einreichung, ob eine regieführende Person unter 18 ist, um die Zustimmung der Erziehungsberechtigten einzuholen.

Wohnsitz in Österreich: Wir speichern bei der Einreichung, ob eine regieführende Person ihren Hauptwohnsitz in Österreich hat, um den Film bei Auszeichnungen für Filmschaffende aus Österreich zu berücksichtigen. Einen Nachweis legst du nur auf Verlangen vor; wir verwenden ihn ausschließlich zur Prüfung und löschen ihn danach.

Zahlungsdaten: Einreichgebühren werden über den Zahlungsdienstleister Mollie B.V. abgewickelt. Zahlungsdaten (Kartendaten o. Ä.) laufen direkt bei Mollie auf, nicht über unsere Server. Wir erhalten lediglich Status und Referenznummer der Zahlung.

Schutz der Zahlungsfunktion: Um Missbrauch zu verhindern (etwa das Durchprobieren gestohlener Kartendaten), begrenzen wir die Zahl der Zahlungsvorgänge je Konto und je Internetanschluss. Dazu speichern wir für höchstens 24 Stunden einen nicht umkehrbaren Kennwert (Hash) deiner IP-Adresse zusammen mit dem Zeitpunkt des Zahlungsvorgangs.

Preisträger: Für die Auszahlung von Preisgeld verarbeiten wir die Zahlungsangaben (z. B. IBAN oder das Konto beim Zahlungsdienst) und gegebenenfalls einen Identitätsnachweis, um die Angaben mit Sanktionslisten abzugleichen. Auszahlungen außerhalb des SEPA-Raums können über einen Zahlungsdienst (z. B. Wise oder PayPal) laufen, der die dafür nötigen Daten erhält.

Newsletter: Wenn du dich zum Newsletter anmeldest, übermittelt unser Server deine E-Mail-Adresse an unseren Versanddienstleister MailerLite (MailerLite Limited, Irland), der sie zum Zweck des Versands verarbeitet. Die Anmeldung erfolgt über ein Double-Opt-in-Verfahren: Du erhältst zuerst eine Bestätigungs-E-Mail und bist erst nach Klick auf den Link angemeldet. Beim bloßen Aufruf unserer Website werden keine Daten an MailerLite übertragen.

Reichweitenmessung ohne Cookies: Um zu sehen, welche Seiten gelesen werden und über welche Kanäle Besucher kommen, zählen wir Seitenaufrufe direkt auf unserem Server. Gespeichert werden nur Tagessummen je Seite und Sprache sowie je Herkunft (die Domain der Seite, von der du kommst, oder die Kampagnenkennung eines Links, z. B. „utm_source=instagram“). Wir speichern dabei weder deine IP-Adresse noch eine Kennung, setzen keine Cookies und können Aufrufe keiner Person zuordnen.

Wie hast du von uns erfahren? Bei der Registrierung kannst du freiwillig angeben, wie du auf NovaScreen aufmerksam geworden bist. Bist du über einen Link mit Kampagnenkennung gekommen, speichern wir diese Kennung zu deinem Konto. Wir werten das nur zusammengefasst aus, um unsere Bekanntmachung zu verbessern.

Schriftarten: Die auf der Website verwendeten Schriftarten liefern wir von unserem eigenen Server aus. Dabei wird keine Verbindung zu Servern von Schriftanbietern aufgebaut.

Technisch notwendige Session-Cookies: Zum Login-Status (Einreicher- und Admin-Konten) setzen wir ein Sitzungs-Cookie (PHPSESSID). Es ist für die Funktion der Seite zwingend erforderlich, enthält keine personenbezogenen Daten im Klartext und wird beim Schließen des Browsers bzw. Logout gelöscht. Es werden aktuell keine Tracking- oder Analyse-Cookies eingesetzt.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Kontoerstellung und Filmeinreichung: Erfüllung eines Vertrags bzw. vorvertragliche Maßnahme (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Abwicklung der Einreichgebühr: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Prüfung der Berechtigung zur ermäßigten Gebühr: Vertragserfüllung sowie berechtigtes Interesse an der Vermeidung missbräuchlicher Ermäßigungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO)
• Prüfung der Berechtigung zum Young Talent Award: Vertragserfüllung sowie berechtigtes Interesse an einer fairen Preisvergabe (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO)
• Schutz der Zahlungsfunktion vor Missbrauch: berechtigtes Interesse an der Betrugsvermeidung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Auszahlung von Preisgeld und Abgleich mit Sanktionslisten: Vertragserfüllung sowie rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO)
• Newsletter-Versand: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), jederzeit widerrufbar
• Reichweitenmessung ohne Cookies und Angabe zur Herkunft: berechtigtes Interesse an der Verbesserung unseres Angebots und unserer Bekanntmachung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Technisch notwendige Cookies: berechtigtes Interesse am technischen Betrieb der Seite (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Empfänger und Auftragsverarbeiter

Folgende Dienstleister erhalten im Rahmen ihrer jeweiligen Funktion Zugriff auf Teile deiner Daten:

• Hosting: unser Hosting-Provider (site.eu) für Server und Datenbank
• E-Mail-Versand: unser SMTP-Provider für Bestätigungs- und Statusmails
• Mollie B.V. (Niederlande) für die Zahlungsabwicklung
• MailerLite Limited (Irland) für den Newsletter-Versand
• Bei Einreichung über FilmFreeway oder Festhome: die jeweilige Plattform als eigener, separater Verantwortlicher — es gilt zusätzlich deren eigene Datenschutzerklärung

Speicherdauer

Konto- und Einreichungsdaten werden für die Dauer der jeweiligen Festival-Edition sowie zur Dokumentation vergangener Editionen aufbewahrt. Newsletter-Daten werden bis zur Abmeldung gespeichert. Nachweise zur ermäßigten Gebühr und zum Young Talent Award werden nach der Prüfung gelöscht. Das Geburtsdatum zum Young Talent Award löschen wir, sobald die jeweilige Edition abgeschlossen ist (nach Preisvergabe und Auszahlung), bei Löschung oder Anonymisierung deines Kontos sofort. Identitätsnachweise von Preisträgern löschen wir nach der Prüfung. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (insbesondere für Rechnungsdaten) bleiben unberührt.

Sicherungskopien: Zum Schutz vor Datenverlust erstellen wir täglich eine Sicherungskopie der Datenbank. Sie liegt auf dem Server unseres Hosting-Anbieters in einem nicht öffentlich erreichbaren Bereich; zusätzlich bewahren wir einzelne Kopien geschützt außerhalb des Servers auf. Sicherungskopien werden nach spätestens 8 Wochen gelöscht. Daten, die wir auf deinen Wunsch löschen oder anonymisieren, können bis dahin noch in älteren Sicherungskopien enthalten sein; wir verwenden sie nur zur Wiederherstellung nach einem Datenverlust.

Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung deiner Daten sowie auf Datenübertragbarkeit. Eine erteilte Einwilligung (z. B. zum Newsletter) kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Du hast außerdem das Recht, dich bei der österreichischen Datenschutzbehörde zu beschweren:

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40-42, 1030 Wien
www.dsb.gv.at

Kontakt in Datenschutzfragen

Bei Fragen zur Verarbeitung deiner Daten wende dich an festival@novascreen.ai.